近年來，電子招投標(biāo)給招標(biāo)帶來了深刻的變化，改變了一些傳統(tǒng)的操作方式。招標(biāo)公司作為大唐集團(tuán)招標(biāo)代理服務(wù)的統(tǒng)一平臺，一直緊跟發(fā)展步伐，積極探索更高效的歸檔方式，并在內(nèi)部率先推進(jìn)實(shí)施電子“一鍵歸檔”。

強(qiáng)化制度銜接，實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)過渡

2022年10月21日，招標(biāo)公司發(fā)布了《實(shí)行招標(biāo)采購過程資料電子歸檔》的通知以及《電子歸檔實(shí)施方案》，正式取消招標(biāo)采購過程紙質(zhì)版資料，統(tǒng)一在大唐電子商務(wù)平臺進(jìn)行電子歸檔。同時(shí)在采購管理制度及相關(guān)要求大會進(jìn)行宣貫，明確電子歸檔適用范圍，指出電子歸檔時(shí)間和使用步驟，保障歸檔要求及時(shí)精準(zhǔn)傳達(dá)到業(yè)務(wù)一線，實(shí)現(xiàn)了紙版資料歸檔協(xié)調(diào)有序終結(jié)，電子“一鍵歸檔”有條不紊開啟，環(huán)環(huán)相扣的平穩(wěn)過渡。

逐個(gè)逐月?lián)羝?，確保有序推進(jìn)

自電子歸檔實(shí)施以來，招標(biāo)公司各項(xiàng)目經(jīng)理迅速行動(dòng)，積極配合，各部門上下齊心，團(tuán)結(jié)一致，歸檔效率大大提升。為管理統(tǒng)一，招標(biāo)公司每周通報(bào)應(yīng)歸檔總數(shù)、歸檔數(shù)量和應(yīng)歸未歸等各項(xiàng)數(shù)據(jù)，并初步采取“小步快跑，化整為零”模式，即在正常歸檔節(jié)奏下，對當(dāng)周單個(gè)未歸檔標(biāo)的進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，及時(shí)提醒，確保當(dāng)月應(yīng)歸項(xiàng)目最遲次月全部完成歸檔。既分解減輕了歸檔工作強(qiáng)度壓力，又保障了電子歸檔有序推進(jìn)。

開足馬力奔跑，歸檔全面提速

新年伊始，招標(biāo)公司電子歸檔工作逐漸步入正軌，進(jìn)入加速通道。各部門當(dāng)期歸檔率大幅提升，各項(xiàng)目平均歸檔周期由過去的60天縮短至24天，優(yōu)于集團(tuán)公司“30天內(nèi)完成資料歸檔”的考核要求。在前不久疫情居家辦公時(shí)期，項(xiàng)目經(jīng)理未受辦公地點(diǎn)和打印等外部因素影響，能夠正常的完成歸檔工作，確保招標(biāo)工作“最后一公里”順利完結(jié)，歸檔時(shí)間最短的項(xiàng)目，在完成中標(biāo)結(jié)果公示后，當(dāng)天即完成歸檔，用時(shí)僅0天。

下一步，招標(biāo)公司將持續(xù)加強(qiáng)電子歸檔精細(xì)化管理，協(xié)同電商公司不斷優(yōu)化電子歸檔相關(guān)功能，完善移交、統(tǒng)計(jì)等模塊，在確保完成集團(tuán)公司30天歸檔考核指標(biāo)基礎(chǔ)上，爭先進(jìn)位，力求10天內(nèi)完成歸檔，在新一年跑出歸檔新速度！